엑셀 인쇄영역 설정하는 방법 알아보기

오늘은 문서 작업 시 가장 많이 사용하는 프로그램 중 하나인 엑셀에 대해 알아보려고 합니다. 엑셀은 다양한 표, 그래프 등을 작성할 수 있고, 함수 식을 사용하여 원하는 데이터를 자동으로 채우는 등 유용한 기능이 많은데요, 이러한 기능에 대해서는 차차 알아보도록 하고 오늘은 이런 엑셀 파일을 출력해야 할 때 인쇄 영역을 설정하는 방법에 대해 알아보려고 합니다. 처음 엑셀 파일을 출력했을 때 원하지 않는 페이지까지 모두 인쇄된 경험이 있는데요, 인쇄 영역을 미리 설정하고 출력하면 용지도, 잉크도 아낄 수 있습니다. 그럼, 지금부터 페이지 나누기 및 레이아웃 기능을 이용한 인쇄 영역 설정 방법을 알아보겠습니다. 

 

먼저, 엑셀 상단 메뉴 중 [보기] > [페이지 나누기 미리 보기] 기능을 이용한 인쇄 영역 설정입니다. 

페이지 나누기 미리 보기 기능은 하나의 문서를 여러 페이지로 나누어 출력할 때 각각의 페이지에 들어갈 영역을 미리 지정하여 볼 수 있어서 편리합니다. 저는 엑셀 작업을 할 때, 어느 정도 문서 작성이 완료되고 나면 페이지 나누기 미리보기를 켜서 한 페이지에 들어가는 문서 범위를 미리 확인하고 셀 높이나 너비를 조정하는 등 세부적인 작업을 해주는 편입니다. 페이지 나누기 미리보기를 이용한 인쇄 영역 설정 방법은 아주 간단합니다. 

엑셀 페이지 나누기 미리보기

엑셀 문서를 열고 상단 메뉴 중 [보기] > [페이지 나누기 미리 보기]를 클릭해줍니다. 그럼 워크시트에서 내가 내용을 입력한 영역이 페이지로 구분되어 표시됩니다. 기존에 설정된 문서 비율에 따라 여러 페이지로 나뉠 수 있는데요, 파란색의 페이지 구분선을 원하는 위치까지 드래그해주시면 해당 페이지의 영역이 수정됩니다. 

페이지 나누기 영역지정

이렇게 원하는 영역으로 페이지 구분선을 옮겨주시면 됩니다. 페이지 나누기를 하면, 지정된 페이지 영역을 제외한 나머지 부분은 회색으로 가려지기 때문에 작업할 때 인쇄 미리보기의 역할을 해주어서 편리합니다. 이렇게 페이지를 나누었다면 이제 상단 메뉴 탭에서 [파일] 클릭 > 인쇄를 진행하면 됩니다. 

엑셀 인쇄 미리보기

하지만, 위 사진에서처럼 페이지 나누기만으로 인쇄 영역 설정이 완료되지는 않습니다. 비율이 잘 맞아서 바로 출력해도 상관이 없는 경우도 있지만 인쇄할 내용은 가로형 표인데, 용지 방향은 세로 방향이거나 인쇄 비율이 너무 낮게 설정되어 출력했을 때 글씨가 보이지도 않을 만큼 작게 나올 수 있기 때문에 세부적인 설정을 추가로 해 주어야 합니다. 

엑셀 페이지 레이아웃 설정

엑셀 프로그램에서 인쇄와 관련된 용지 사이즈, 용지 방향, 여백 설정, 용지에 출력될 문서의 비율 등등을 설정해주는 메뉴가 페이지 레이아웃입니다. 이것만 잘 설정해 놓아도 문서를 출력했을 때 훨씬 깔끔하고 완성되어 보입니다. 저는 페이지 레이아웃 메뉴에서 용지 여백, 용지 방향, 배율을 주로 조정하는 편입니다. 그럼 하나씩 알아보겠습니다.

 

-여백 : 페이지 위, 아래, 좌, 우 여백을 얼마나 남길 것인지 설정할 수 있습니다. 또한 해당 문서의 머리글과 바닥글의 위치 및 내용을 입력할 수 있습니다. 머리글과 바닥글에는 페이지 번호, 출력 날짜, 시간, 문서 파일 경로 등 원하는 내용이 함께 출력될 수 있도록 설정할 수 있습니다. 자주 쓰는 기능은 아니지만, 알아두시면 여러 페이지를 출력할 때나 여러 번 수정, 재 출력한 경우 섞이지 않게 원하는 페이지를 찾아내기 쉽습니다. 보통 기본적으로 설정된 값이 있지만, 취향에 따라 사용자 지정으로 여백을 조정해줄 수 있습니다. 

-용지 방향 : 용지 방향은 세로와 가로 두 가지 중 선택할 수 있습니다. 출력할 내용이 가로로 더 길다면 용지 방향을 가로 방향으로 변경해주셔야 용지에 알맞은 비율로 출력됩니다. 

-크기 : 출력할 용지 크기를 설정할 수 있습니다. 보통 문서 출력은 A4용지에 하기 때문에 용지 크기는 A4로 설정해놓으시면 됩니다. 설정해 놓은 용지 사이즈에 맞는 배율로 출력되기 때문에 용지 크기를 변경하셨다면 반드시 인쇄 미리보기를 통해 인쇄 배율도 다시 조정하시기 바랍니다. 

페이지 레이아웃 설정

여백, 용지 방향, 크기, 배율을 각각의 메뉴 탭을 눌러 변경해주어도 되지만, 여백에서 사용자 지정 여백을 클릭하시면 나타나는 페이지 설정 팝업창을 통해 용지 방향, 배율, 용지 크기, 여백 설정 및 머리글, 바닥글, 인쇄 영역까지 모두 설정하고 인쇄 미리보기까지 한 번에 할 수 있습니다. 

인쇄 배율 설정

저는 인쇄 전 여백과 배율 설정을 가장 많이 수정합니다. 배율이 낮게 설정되어 있는 경우, 출력물이 아주 작게 나오기 때문에 가능하면 설정한 용지 여백 외의 영역에 꽉 차게 배율을 조정해줍니다. 

다음은, 페이지 레이아웃에서 인쇄 영역을 바로 설정하는 방법입니다. 

문서 작성 후, 출력을 원하는 영역만큼만 마우스로 드래그해줍니다. 영역 지정이 완료되었다면, 페이지 레이아웃 > 인쇄 영역을 클릭해줍니다. 

인쇄 영역 설정을 클릭하시면, 인쇄 화면으로 이동됩니다. 여기서 바로 인쇄 버튼을 클릭하시거나, 용지 방향, 용지 크기, 여백 등을 수정하고 출력할 수도 있습니다. 

 

지금까지 엑셀에서 인쇄 영역을 설정하고 출력하는 방법에 대해 알아봤습니다. 페이지 나누기 미리 보기 및 페이지 레이아웃 기능들을 적절히 사용하시면 문서 작업 시에 많은 도움이 될 뿐만 아니라 출력 시에도 용지를 낭비하지 않고 깔끔한 서류를 인쇄할 수 있습니다. 알고 보면 아주 간단한 기능이지만, 모르면 많이 답답할 수 있는 엑셀 기본 메뉴와 기능에 대해 알아봤는데요 이 글이 엑셀 초보자 분들에게 도움이 되면 좋겠습니다.